به گزارش روابط عمومی و امور بین الملل شرکت پتروشیمی امیرکبیر، مهندس نوراله دریاپیمان از استقرار موفقیت آمیز نرم افزار مکانیزه مکاتبات اداری جدید شرکت خبرداد و اظهار داشت: سیستم مکانیزه مکاتبات اداری جدید شرکت با هدف بهبود تجربه کاربری در پتروشیمی امیرکبیر راه اندازی شد، چرا که سیستم قدیمی با تکنولوژی های چند سال گذشته توسعه داده شده بود و امکان استفاده از آن به صورت تحت وب وجود نداشت.
وی افزود: به دلیل قدیمی بودن تکنولوژی های به کار رفته در سیستم، امکان پشتیباتی و توسعه آن وجود نداشت وهمچنین امکان پاسخگویی به درخواست های جدید کاربران در جهت رفع نیاز آنها و برطرف سازی اشکالات موجود نیز فراهم نبود، از این رو با موافقت مدیریت ارشد سازمان، تصمیم به راه اندازی سیستم جدید گرفته شد.
رئیس فناوری، اطلاعات و ارتباطات شرکت پتروشیمی امیرکبیر به دیگر اهداف راه اندازی سیستم مکانیزه مکاتبات اداری جدید اشاره کرد و گفت: نحوه دسترسی به نرم افزار روی شبکه اینترنت و قابلیت کار از راه دور به صورت امن برای ما یک نکته حائز اهمیت بود که بتوانیم عملکرد کارکنان و سرعت دسترسی آنها به اطلاعات را افزایش دهیم، تامین امنیت اطلاعات کاربران و بهبود مکانیزم گردش اطلاعات اتوماسیون اداری از جمله دیگر اهداف ما در راه اندازی سیستم جدید بود.
دریاپیمان در ادامه به تشریح جزئیات پیاده سازی مراحل مختلف سیستم جدید پرداخت و خاطرنشان کرد: در مرحله اول شرکت مجری، فاز شناخت ساختار سازمانی و ساختار اطلاعاتی پتروشیمی امیرکبیر را شروع کرد و بعد از آنالیز اطلاعات، برنامه تبدیل اطلاعات را ارائه کردند که زمان طولانی ترین و پیچیده ترین مرحله راه اندازی سیستم، تبدیل اطلاعات سیستم قدیم به جدید بود.
وی اضافه کرد: با توجه به سابقه بالای نرم افزار اتوماسیون، حجم عظیمی از داده ها را باید تبدیل می کردیم، از طرفی صحت انجام تبدیل اطلاعات برای ما حائز اهمیت بود چرا که قسمت عمده ای از اسناد و مکاتبات سازمان در این نرم افزار وجود داشت، بعد از اتمام فاز تبدیل اطلاعات، تقریبا به مدت یک ماه به صورت آزمایشی این نرم افزار توسط کارشناسان نرم افزار واحد فناوری اطلاعات بررسی شد و اصلاحات اساسی نیز انجام گرفت.
رئیس فناوری، اطلاعات و ارتباطات شرکت پتروشیمی امیرکبیر به دیگر مراحل راه اندازی سیستم جدید اشاره کرد و گفت: خروجی مرحله تبدیل اطلاعات، ساختار سازمانی بهبود یافته و گردش اطلاعات صحیح بود، بعد از اتمام این فاز، برنامه آموزشی پرسنل در چند گروه کارکنان، روسا و مسئولین دفاتر تدوین و ارائه شد که مدت زمان صرف شده برای این مورد، یک ماه بود.
دریاپیمان ادامه داد: بعد از مرحله آموزشی، فاز نهایی یا استقرار نرم افزار کلید خورد که شامل کنار گذاشتن کامل سیستم قبلی و استفاده از سیستم جدید بود و در حال حاضر نیز در حال پشتیبانی کارکنان جهت تسلط بر نرم افزار جدید سیستم مکانیزه مکاتبات اداری شرکت هستیم.
وی در پایان عنوان کرد: با توجه به بازخوردهای حاصل شده از کاربران علی رغم تغییرات بزرگی که با موفقیت در سیستم جدید نسبت به سیستم قبلی ایجاد شده است، نحوه پاسخ کابران به این سیستم، بیانگر بهره وری بالای این سیستم نسبت به سیستم قبلی است که خوشبختانه رضایت اکثر کاربران را به دنبال داشته است.